Eduskunta päätti perjantaina 24.4., että yhdistykset voivat väliaikaisesti poiketa yhdistyslaista Covid-19 epidemian leviämisen rajoittamiseksi. Yhdistysmuotoisten opiskelijakuntien kannalta seuraavat poikkeukset ovat olennaisimpia:
- Yhdistys voi järjestää sääntömääräisen kokouksen syyskuun 2020 loppuun mennessä, jos se muuten tulisi järjestää viimeistään elokuun 2020 loppuun mennessä.
- Yhdistyksen säännöistä poiketen hallitus voi päättää sallia sääntömääräiseen kokoukseen etäosallistumisen.
- Vuotta 2019 koskeva tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava viimeistään 30.6.
Toisin sanoen yhdistysmuotoinen opiskelijakunta voi pohtia, sopiiko sille paremmin sääntömääräisen kokouksen eli kevätkokouksen tai mahdollisen vuosikokouksen järjestäminen vielä kevätlukukaudella vai esimerkiksi syyskuussa, kun uusi lukuvuosi on alkanut. Kevätkokouksessa hyväksytään esimerkiksi edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös sekä myönnetään vastuuvapaus. Vuosikokouksessa puolestaan hyväksytään seuraavan toimintakauden toimintasuunnitelma, päätetään jäsenmaksusta ja valitaan puheenjohtaja ja hallitus. Päätettävät asiat löytyvät myös opiskelijakunnan säännöistä, josta ne voi tarkistaa.
Kokous on myös mahdollista järjestää etäosallistumisella esimerkiksi Microsoftin Teamsin tai Googlen Meetsin kautta, kunhan hallitus tekee asiasta päätöksen. Tällöin kokouskutsu sääntömääräiseen kokoukseen lähetetään normaalisti ja sääntöjen osoittamalla tavalla, mutta kokouksen paikaksi laitetaan tieto etäkokouksesta ja joko suora linkki kokoukseen tai vaihtoehtoisesti tieto siitä, miten kokoukseen voi liittyä. Etäkokouksessa tulee myös huolehtia siitä, että ohjeet osallistumisesta ja mahdollisesta äänestämisestä ovat kaikille ymmärrettävät. Kannattaakin siis valita opiskelijoille tutuin alusta ja pohtia hallituksen kanssa etukäteen, kuinka mahdolliset äänestykset voi alustalla hoitaa.
Jos sääntömääräinen kokous kutsutaan koolle tämän lain puitteissa, tulee siitä olla maininta kokouskutsussa. Laajemmin kokonaisuudesta voi lukea oikeusministeriön sivulta ja eduskunnan vastauksesta (EV 37/2020 vp).
Tänä vuonna kevään kokousta järjestäessä on hyvä olla armollinen itselleen myös osallistujamäärien osalta. Sääntömääräiseen kokoukseen riittää, että paikalla on neljä henkeä: kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Jos kokouksessa myönnetään vastuuvapaus edelliselle vuodelle, on hyvä, että läsnäolevista yksi on opiskelija, joka ei ollut edellisessä hallituksessa ja voi kannattaa vastuuvapauden myöntämistä.
Hyviä kokoushetkiä!